1 Bescherming van de persoonlijke levenssfeer

Sinds 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming of AVG, ook gekend als General Data Protection of GDPR wet van toepassing in de hele Europese Unie. Dit heeft als gevolg dat werkgevers alsook dus Hotel T, die heel wat persoonsgegevens van hun werknemers en klanten te verwerken krijgen, een belangrijke verantwoordingsplicht hebben.

Hotel T verbindt zich er bijgevolg toe de persoonlijke levenssfeer van zijn klanten te beschermen en te garanderen dat al uw persoonlijke gegevens die worden verzameld via de website, tijdens contacten die u met ons onderhoudt via e-mail, tijdens reservaties in een van onze etablissementen, of via om het even welk ander middel veilig zijn.

Deze policy beoogt dus de verwerking van de persoonsgegevens van zowel werknemers in het kader van loon- en personeelsadministratie alsook de persoonsgegevens van onze gasten.

In deze policy kunt u het volgende terugvinden:

• Welke persoonsgegevens er gevraagd en verwerkt worden
• Waarom deze persoonsgegevens verwerkt worden m.a.w. met welk doel
• Welke veiligheidsmaatregelen er werden genomen ter bescherming van deze persoonsgegevens
• Welke personen in de onderneming toegang hebben tot deze gegevens
• De rechten van de werknemers in het kader van de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens

Hieronder vind u een aantal begrippen terug die we graag verduidelijken:

• Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Iemand die kan worden geïdentificeerd aan de hand van een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, badge, nummerplaat bedrijfswagen,… Of van 1 of meer elementen die kenmerkend zijn voor een fysieke, genetische, psychische of sociale identiteit van die persoon.
• Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés zoals verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, raadplegen.
• Gegevensbeheerder: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die alleen of samen met anderen het doel en de middelen voor deze verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
• Verwerkers: een natuurlijke of rechtspersoon die/dat ten behoeve van de gegevensbeheerder persoonsgegevens verwerkt
  

1.1 Gegevensbeheerder

De hoofdzetel van hotel T is :

DR BV
Lauwsestraat 152
8511 Aalbeke
BTW BE 0727 641 837.

Deze onderneming is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

1.2 Welke gegevens verzamelen wij?

De persoonsgegevens die door Hotel T worden verzameld, zijn gegevens die u kunnen identificeren, zoals:

• Identiteitsgegevens: Naam, voornaam, thuisadres, land van verblijf, paspoort / identiteitskaartnummer / nationaliteit / geboortedatum, moedertaal, inschrijvingsnummer van het voertuig
• Contactgegevens: E-mail adres, Telefoonnummer
• Betalingsgegevens: Kredietkaartnummer, facturatiegegevens
• Boekingsgegevens: Datum en duur van het verblijf, plaats van het verblijf, verbruikte producten en diensten

1.3 Wanneer verzamelen wij uw persoonsgegevens?

• Wanneer u zich registreert op onze website
• Wanneer u reserveert in Hotel T of Bar T
• Wanneer u contact met ons opneemt om info over onze producten/diensten te verkrijgen.
• Wanneer u een tevredenheidsformulier invult na gebruik van onze diensten
• Wanneer u deelneemt aan een wedstrijd of promotie
  

1.4 Hoe gebruiken wij uw persoonlijke gegevens?

De verzamelde gegevens worden gebruikt om onze relatie met u te beheren (reserveringen, informatieaanvragen, facturatie, parkeerbeheer, enz.) om u een optimale dienstverlening te garanderen.
Het stelt ons ook in staat u een breed scala aan mogelijkheden te bieden die voor u van belang kunnen zijn door onze aanbiedingen te personaliseren.

Met uw toestemming zal deze informatie worden gebruikt om u te informeren over promoties, nieuwe producten aan te kondigen en u de mogelijkheid te bieden deel te nemen aan wedstrijden en promotiecampagnes.

Wij gebruiken uw gegevens ook om onze diensten te evalueren en onze website en producten en diensten te verbeteren om u beter van dienst te kunnen zijn, onder meer via klanttevredenheidsonderzoeken.

Sommige gegevens moeten worden verzameld en opgeslagen om te voldoen aan diverse wettelijke verplichtingen (boekhouding en belastingen, staatsveiligheid, enz.).

1.5 Bewakingscamera's

Er zijn bewakingscamera’s aanwezig in het hotel om:

• Om werknemers en gasten te beschermen tegen agressie van buitenaf
• Om diefstal van eigendommen van het bedrijf; het personeel en de klant te voorkomen

Het cameratoezicht is permanent. Elke inbreuk op de privacy van gasten en werknemers tijdens de bewaking wordt tot een minimum beperkt

Alleen de hoteldirectie en de IT-verantwoordelijke hebben het recht de opgenomen beelden te bekijken. De beelden die tijdens het cameratoezicht worden verzameld en opgenomen, worden gedurende 30 dagen opgeslagen. Deze beelden worden alleen verwerkt in overeenstemming met het doel van de bewaking.

1.6 Bescherming van informatie betreffende minderjarigen

Alleen kinderen die ouder zijn dan 16 jaar kunnen hun toestemming geven voor het gebruik van hun gegevens voor andere doeleinden dan die welke noodzakelijk en wettelijk vereist zijn voor de follow-up van een reservering in Hotel T (naam, voornaam, huisadres, nummer van identiteitskaart of paspoort). Onder deze leeftijd is voor elk ander gebruik van persoonsgegevens de toestemming van de ouders of wettelijke voogden vereist.

1.7 Doorgifte van gegevens aan derden

De gegevens worden verwerkt door de medewerkers van Hotel T die de aanvragen en reserveringen behandelen, alsook door de nodige onderaannemers (reserveringssoftware voor hotels en restaurants) en overheidsinstanties wanneer de wet dat voorschrijft

Uw persoonsgegevens zullen niet worden verkocht of doorgegeven aan bedrijven buiten Hotel T of aan rechtstreekse onderaannemers van Hotel T wanneer dit noodzakelijk is voor de goede uitvoering van zijn diensten of voor marketingdoeleinden om onze eigen producten en diensten te promoten. Hotel T verbindt zich ertoe enkel onderaannemers te gebruiken die de GDPR naleven. Hotel T geeft geen gegevens door buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Indien wij onze activiteiten staken of indien ons bedrijf wordt overgedragen aan een ander bedrijf, zullen uw persoonsgegevens worden overgedragen aan de kopers van het bedrijf. In dat geval zal Hotel T u in de mate van het mogelijke op de hoogte brengen van deze overdracht.
Wij zullen enkel persoonlijke informatie vrijgeven wanneer dit vereist wordt door de wet of wanneer wij te goeder trouw geloven dat dergelijke vrijgave noodzakelijk of wenselijk is volgens de wet om de rechten of het eigendom van onze hotels, de site of zijn gebruikers te beschermen of te verdedigen.

1.8 Bewaringstermijn

Tenzij de wet een andere bewaartermijn voorschrijft, worden uw persoonsgegevens bewaard gedurende maximaal 5 jaar na het laatste contact.

1.9 Uw rechten

• Recht op informatie
  Indien u vragen of opmerkingen hebt, of indien u meer informatie wenst over de gegevens die wij verwerken, kunt u uw verzoek richten aan
  Hotel T
  Stationsstraat 154
  8790 Waregem
  
  Of door een e-mail te sturen naar delphine@hotel-t.be
  Wij zullen u binnen een termijn van maximaal 30 dagen antwoorden.

• Toegang tot gegevens, rectificatie en schrapping
  U kunt uw profiel verwijderen of deactiveren door een e-mail te sturen naar delphine@hotel-t.be. Binnen 30 dagen na uw verzoek tot verwijdering worden uw gegevens uit onze databanken verwijderd, tenzij wij verplicht zijn ze te bewaren om wettelijke of reglementaire redenen, of voor de opvolging van een boeking die nog niet is afgerond.

• Recht op bezwaar en uitschrijving
  U kunt te allen tijde kosteloos bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens voor marketingdoeleinden (met inbegrip van profilering) door u eenvoudigweg uit te schrijven door in te loggen op "Uitschrijven" in onze nieuwsbrieven of door een e-mail te sturen naar delphine@hotel-t.be. Na ontvangst van uw verzoek om u af te melden, zullen wij uw gegevens niet gebruiken voor marketingdoeleinden, tenzij u opnieuw uw toestemming geeft wanneer u in de toekomst een reservering maakt bij een van onze woningen.

1.10 Wij beschermen uw persoonlijke gegevens

Hotel T stelt alles in het werk om de veiligheid te verzekeren van de persoonlijke gegevens die u ons verstrekt.

Alle persoonsgegevens die u ons meedeelt, worden opgeslagen op beveiligde servers die enkel toegankelijk zijn voor personeelsleden van de Hotel T die over toegangsrechten beschikken en die verplicht zijn de informatie vertrouwelijk te behandelen.

Opgelet: Hotel T is aanwezig op sociale netwerken. Wanneer u de knoppen gebruikt die naar sociale netwerken linken, denk er dan aan dat alle informatie die u op sociale netwerken bekendmaakt openbaar wordt. Hotel T is niet verantwoordelijk voor het gebruik dat sociale netwerken maken van de gegevens die u daar bekendmaakt. Wees daarom altijd voorzichtig met welke persoonlijke informatie u in dit verband aan wie dan ook geeft.

1.11 Belgische autoriteit voor gegevensbescherming

Indien u een vraag heeft over het gebruik van uw persoonsgegevens of een procedure wenst in te leiden voor een verzoek om bemiddeling of een klacht, kunt u contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit, Pressestraat 35, 1000 Brussel
0032 (0)2 274 48 00
0032 (0)2 274 48 35
contact@apd-gba.be
https://www.autoriteprotectiondonnees.be/contact

1.12 Wijzigingen in het privacybeleid

Het privacybeleid van Hotel T is onderhevig aan wijzigingen. Als wij besluiten de manier waarop wij uw persoonlijke informatie verzamelen, gebruiken of delen te wijzigen, wordt u daarvan op de hoogte gesteld op onze Privacybeleid-pagina. U zult dan de keuze hebben of wij uw informatie al dan niet overeenkomstig de wijzigingen verzamelen en u kunt zich uitschrijven door binnen 30 dagen na de laatste beleidsupdate contact op te nemen met delphine@hotel-t.be. Als u zich niet afmeldt, gaan wij ervan uit dat u het nieuwe privacybeleid hebt aanvaard.